«Доставка kaifa»: самостоятельный запуск Synchra24 в Ангарске без локального интегратора

Для внедрения системы управления персоналом не всегда нужен выезд специалиста или отдельный интеграционный проект. Если продукт понятен, а техническая поддержка помогает пройти ключевые этапы, руководитель может самостоятельно настроить рабочее пространство и запустить пилот даже в городе, где нет локального представителя.

Такой сценарий реализовала франшиза доставки суши «Доставка kaifa» в Ангарске. В команде компании работает 14 человек. Первоначальной задачей был запуск учета рабочего времени, а главной особенностью проекта стало полностью удалённое внедрение: владелец самостоятельно настраивал Synchra24, следуя рекомендациям наших технических специалистов.

Сейчас клиент находится в тестовом режиме. Поэтому этот кейс посвящён не итоговым количественным результатам, а процессу самостоятельного запуска, полученному опыту и возможностям платформы, которые заинтересовали владельца во время пилота.

Исходная задача

В доставке еды рабочий день зависит от слаженности всей команды. Руководителю важно понимать, кто должен выйти на смену, когда сотрудники фактически начали работу и сколько времени было отработано.

Для владельца «Доставки kaifa» было важно получить прозрачный учет времени без сложного локального внедрения. Решение должно было:

• работать с командой из 14 человек;
• позволять сопоставлять плановые смены с фактическим временем;
• показывать опоздания, ранние уходы и переработки;
• запускаться без дорогостоящего специализированного оборудования;
• быть достаточно понятным для самостоятельной первоначальной настройки.

При этом в Ангарске на момент запуска не было интеграторов Synchra24, которые могли бы приехать на объект и выполнить настройку на месте.

Главный вызов: запуск без интегратора в городе

Отсутствие локального специалиста не должно было стать причиной для отказа от пилота. Мы выстроили процесс так, чтобы владелец мог самостоятельно пройти настройку, а техническая команда Synchra24 подключалась дистанционно там, где требовалась помощь.

Вместо единовременного большого внедрения запуск разделили на понятные этапы. Наши специалисты объясняли последовательность действий, отвечали на вопросы и помогали проверять результат. Владелец при этом сам выполнял настройки в системе и сразу понимал, как они влияют на ежедневную работу команды.

Такой формат оказался успешным: продукт удалось подготовить к тестированию удалённо, без приезда интегратора в Ангарск.

Как проходила самостоятельная настройка

Пилот запускали последовательно:

1. Создали рабочее пространство компании в Synchra24.
2. Настроили основные данные организации и структуру команды.
3. Добавили сотрудников, которые участвуют в тестировании.
4. Подготовили рабочие графики и параметры учета времени.
5. Настроили сценарий начала и завершения смен.
6. Проверили, как плановое время сопоставляется с фактическими отметками.
7. Разобрали дополнительные возможности платформы, которые могут быть полезны доставке.

На каждом этапе владелец получал рекомендации от технических специалистов Synchra24, но выполнял настройку самостоятельно. Это позволило не только запустить пилот, но и разобраться в логике продукта без зависимости от постоянной помощи интегратора.

Учет рабочего времени команды доставки

Первой задачей стал контроль смен. В Synchra24 руководитель видит, кто должен работать в выбранную дату, кто начал смену и сколько времени сотрудник отработал фактически.

Система помогает фиксировать:

• начало и завершение рабочего времени;
• продолжительность смены;
• опоздания;
• ранние уходы;
• переработки;
• ночные часы, если они возникают.

Плановые графики и фактические данные находятся в одной системе. Руководителю не нужно восстанавливать рабочее время по сообщениям, устным договорённостям или разрозненным таблицам.

Для пилота это особенно важно: владелец может проверить работу сценария на реальных сменах и принять решение о дальнейшем использовании на основании фактического опыта команды.

Что ещё заинтересовало владельца

Во время знакомства с платформой стало понятно, что Synchra24 может использоваться не только для учета времени. Владелец «Доставки kaifa» также обратил внимание на кассу, инциденты и чек-листы.

Касса

Раздел кассы помогает фиксировать и контролировать связанные с денежными операциями действия внутри общей рабочей среды. Для руководителя доставки это возможность видеть кассовые процессы рядом с другими операционными данными, не отделяя их от работы сотрудников.

Подключение кассы не являлось обязательной частью первого этапа. Возможность рассматривается как одно из направлений дальнейшего развития пилота.

Инциденты

В работе доставки могут возникать ситуации, которые требуют отдельного контроля: неисправность оборудования, проблема с заказом, задержка, нарушение внутреннего процесса или другое отклонение.

В Synchra24 такой случай можно оформить как инцидент с описанием, ответственным, статусом и историей действий. Проблема не теряется в переписке, а руководитель видит, была ли она принята в работу и чем завершилась.

Чек-листы

Повторяющиеся процедуры удобно закрепить в виде цифровых чек-листов. Для доставки суши это могут быть открытие и закрытие смены, подготовка рабочих зон, проверка оборудования, санитарные процедуры или контроль готовности к рабочему дню.

Чек-лист помогает выполнять процедуру одинаково независимо от того, кто находится в смене. Руководитель получает не устное подтверждение, а сохранённый результат прохождения с конкретными пунктами.

Почему удалённый формат сработал

Самостоятельный запуск стал возможен благодаря сочетанию трёх факторов:

• настройки выполнялись последовательно, без попытки подключить все сервисы одновременно;
• владелец сразу проверял каждый этап на своём рабочем процессе;
• технические специалисты Synchra24 оставались на связи и давали конкретные рекомендации.

Такой подход помогает руководителю лучше понять систему. После запуска он знает, где меняются графики, как добавляются сотрудники и где проверять фактическое рабочее время. Это снижает зависимость от внешнего специалиста при дальнейшей работе.

Текущий статус проекта

«Доставка kaifa» продолжает тестирование Synchra24. Команда проверяет сценарий учета рабочего времени в ежедневной работе, а владелец оценивает удобство самостоятельного администрирования и качество получаемых данных.

На следующем этапе клиент сможет принять решение о постоянном использовании системы и последовательном подключении дополнительных возможностей — кассы, инцидентов и чек-листов.

Поскольку проект пока находится в пилоте, мы не приводим неподтверждённые показатели экономии или эффективности. Главный результат текущего этапа уже понятен: компания в Ангарске смогла самостоятельно настроить и запустить продукт при удалённой поддержке, несмотря на отсутствие локального интегратора.

Что показывает этот кейс

Опыт «Доставки kaifa» показывает, что география не должна ограничивать внедрение системы управления персоналом. Synchra24 можно начать тестировать удалённо: руководитель выполняет настройки в удобном темпе, а наши специалисты помогают пройти сложные или незнакомые этапы.

Для небольших франчайзинговых точек и компаний с распределёнными объектами такой формат позволяет начать с конкретной задачи — например, учета рабочего времени — и расширять использование системы только после проверки пользы в реальной работе.

Это делает запуск управляемым: без длительного проекта, без обязательного выезда интегратора и без подключения лишних инструментов на первом этапе.

Подробнее об учете времени в ресторанах и доставке еды или обсудить удалённый запуск Synchra24.