Что нового в Synchra24 1.1.1: журналы, наряды и учет рабочего времени

В версии Synchra24 1.1.1 появились два связанных инструмента для ежедневной работы линейных и распределенных команд: сервис «Журналы» и наряды с назначением сотрудников.

Обновление расширяет возможности управления сотрудниками и учета рабочего времени сотрудников. Теперь руководитель может не только видеть, кто вышел на смену, но и заранее распределять людей по рабочим зонам и ролям, назначать регулярные мероприятия и контролировать их выполнение.

Журналы для повторяющихся рабочих процессов

Сервис «Журналы» предназначен для действий, которые должны выполняться регулярно и оставаться в истории. Это могут быть:

• открытие и закрытие смены;
• уборка помещений и рабочих зон;
• контроль температуры и состояния оборудования;
• инвентаризация и учет имущества;
• санитарные проверки;
• технические обходы;
• любые другие регламентные мероприятия компании.

Руководитель создает журнал, задает период его действия и добавляет одно или несколько мероприятий на день. Для каждого мероприятия можно указать название, описание, время начала, срок выполнения, исполнителей и чек-лист.

Гибкое расписание мероприятий

Журналы поддерживают разные схемы повторения. Мероприятия можно запускать:

• ежедневно или каждые несколько дней;
• по циклу, например 2/2 или 3/3;
• в выбранные дни недели;
• в определенные числа месяца;
• в первый, второй, последний или другой выбранный день недели месяца;
• только по заранее указанному списку дат.

Отдельные даты можно добавить в расписание или исключить из него. Это позволяет учитывать праздники, переносы, технические дни и другие особенности рабочего календаря.

После сохранения система автоматически создает ближайшие события журнала. При изменении расписания уже начатые и завершенные мероприятия сохраняются без изменений, поэтому история остается достоверной.

Исполнители с учетом рабочей смены

К журналу можно привязать общий список сотрудников, а для отдельного мероприятия — назначить собственных исполнителей.

Перед началом события Synchra24 сопоставляет список кандидатов с плановым графиком. В момент начала система уточняет состав по сотрудникам, которые фактически находятся в смене. Благодаря этому мероприятие получают люди, которые действительно работают в нужный период.

Если исполнителя нужно добавить или снять вручную, руководитель может изменить состав с обязательным указанием причины. Все изменения сохраняются в истории.

Чек-листы внутри журнала

К мероприятию журнала можно привязать существующий шаблон чек-листа. Например, мероприятие «Закрытие кухни» может включать проверку оборудования, уборку рабочих поверхностей и фиксацию результата фотографиями.

Для чек-листа настраивается правило завершения:

• чек-лист должен пройти каждый исполнитель;
• чек-лист достаточно пройти одному исполнителю, после чего остальные могут завершить мероприятие без повторного прохождения.

Если обязательный чек-лист еще не выполнен, приложение не позволит завершить событие обычным способом. Руководитель с отдельным правом может закрыть назначение за сотрудника, но должен указать причину. Такое действие остается заметным в истории и не подменяет фактическое прохождение чек-листа.

Контроль выполнения и история

Сотрудник видит свои мероприятия в мобильном приложении: текущие, предстоящие и просроченные. Предварительные и просроченные уведомления помогают не пропускать обязательные действия.

Руководителю доступны текущие статусы и история выполнения. Можно увидеть:

• кто был назначен исполнителем;
• кто и когда завершил мероприятие;
• было ли выполнение просрочено;
• пройден ли связанный чек-лист;
• кто изменил состав исполнителей;
• применялось ли завершение руководителем и по какой причине.

Завершение события журнала также отображается среди событий сотрудника за смену. Это связывает регламентные процедуры с общей картиной рабочего дня.

Наряды: сотрудники, рабочие зоны и роли

Наряды помогают заранее сформировать команду на конкретный рабочий день. Руководитель указывает:

• дату и время работы;
• рабочую зону, например кухню, склад или торговый зал;
• необходимые роли;
• количество сотрудников для каждой роли;
• назначенных исполнителей;
• комментарий и рабочие инструкции.

Наряд можно сохранить как черновик, проверить укомплектованность и опубликовать после назначения сотрудников. При публикации участники получают уведомления, а связанный рабочий день появляется в их производственном календаре.

Система проверяет конфликты с другими рабочими днями, выходными, отпусками и ночными сменами. Один сотрудник не может получить два разных рабочих интервала на одну дату.

Почасовые ставки ролей наряда

Для роли наряда можно указать отдельную ставку в час. Например, для роли повара установить 750 ₽/час, а для мойщика — 500 ₽/час.

Если отдельная ставка роли задана, она применяется к фактически отработанному времени по этому наряду вместо обычной ставки сотрудника. Если ставка не указана, система использует основную почасовую ставку сотрудника.

В расчете учитываются:

• фактически отработанные часы;
• ночные часы;
• сверхурочное время;
• примененная ставка роли или основная ставка сотрудника;
• итоговая расчетная сумма.

Ставка фиксируется при публикации наряда. Поэтому последующее изменение справочника ролей не меняет автоматически условия уже выполненной работы.

Наряд в производственном календаре

Если рабочий день сотрудника создан через наряд, в производственном календаре появляется отдельная плашка. На ней сотрудник видит:

• рабочую зону;
• назначенную роль;
• время начала и окончания работы;
• применяемую часовую ставку;
• текущий статус наряда.

Для ночной смены дополнительно показывается дата окончания. Если условия назначения изменились, информация в календаре обновляется, а сотрудник получает уведомление.

Как журналы и наряды работают вместе

Наряды отвечают на вопросы кто, где и в какой роли работает, а журналы — какие регулярные действия команда должна выполнить в течение смены.

Например, руководитель формирует наряд для кухни, назначает повара и старшего смены, указывает рабочее время и ставки. В начале смены сотрудники попадают в мероприятия журнала: проверку оборудования, контроль температуры, приемку инвентаря и закрытие кухни. Выполнение сохраняется в истории, рабочие часы попадают в учет времени, а ставка наряда используется при расчете оплаты.

Так Synchra24 объединяет планирование команды, операционные стандарты, контроль выполнения и учет рабочего времени сотрудников в одной системе.

Единая система для линейных команд

Версия Synchra24 1.1.1 делает ежедневное управление сотрудниками более последовательным: рабочий день начинается с понятного назначения, продолжается конкретными мероприятиями и завершается прозрачной историей работы и расчетом фактических часов.

Подробнее изучить возможности можно на страницах системы управления сотрудниками и учета рабочего времени сотрудников. Чтобы проверить новые функции на своей команде, попробуйте Synchra24 бесплатно или обсудите внедрение.