Учет рабочего времени сотрудников в Synchra24

Учет рабочего времени часто пытаются свести к одному действию: сотрудник нажал кнопку, приложил карту или прошел через терминал. На практике у компаний редко бывает только один тип персонала. Одни люди каждый день работают на постоянном объекте, другие перемещаются между адресами, третьи выходят на отдельные наряды, а временных исполнителей подключают всего на несколько смен.

Поэтому в Synchra24 мы не стали заставлять всех отмечаться одним способом. Учет рабочего времени сотрудников строится вокруг общей рабочей сессии, но начать и завершить её можно по-разному — в зависимости от роли человека, места работы и правил компании.

MotionCode для сотрудников на объекте

Для ресторанов, магазинов, гостиниц, складов, производственных площадок и других постоянных объектов основным сценарием может быть MotionCode. На точке работает зарегистрированная панель, а сотрудник использует мобильное приложение Synchra24, чтобы начать или завершить рабочее время.

MotionCode — не распечатанный QR-код, который можно сфотографировать и отправить коллеге. Панель показывает динамический визуальный код, связанный с короткой сессией. Система проверяет его в момент отметки и понимает, через какую панель выполнено действие. Это помогает подтвердить присутствие рядом с рабочим объектом, не устанавливая турникеты и специализированные терминалы.

Панель можно открыть в браузере или запустить на подходящем Android-устройстве. Благодаря этому учет времени без дорогих терминалов можно сначала проверить на одном объекте, а затем распространить на остальные подразделения.

Биометрия, когда телефона нет под рукой

Не в каждой рабочей ситуации сотруднику удобно использовать личный смартфон. На производстве телефон может оставаться в шкафчике, а на отдельных участках его использование ограничено внутренними правилами. Для таких сценариев панель MotionCode поддерживает идентификацию сотрудника по лицу.

Сотрудник подходит к панели, система сопоставляет лицо с заранее зарегистрированным биометрическим шаблоном и использует результат для регистрации времени. Это позволяет начать или завершить смену непосредственно на объекте, без телефона в руках.

Биометрия подключается отдельно и только при наличии согласия сотрудника на обработку биометрических персональных данных. Она не является обязательным условием работы с Synchra24 и дополняет другие способы учета, а не заменяет их.

Выездные сотрудники не привязаны к панели

Курьер, сервисный инженер, торговый представитель или монтажник может начинать рабочий день далеко от офиса и постоянной точки учета. Требовать от него сначала приехать к панели бессмысленно — система должна учитывать сам характер выездной работы.

В мобильном приложении сотрудник может самостоятельно запустить рабочее время обычной кнопкой, если такой способ разрешен организацией. При наличии соответствующих прав руководитель также может вручную начать или завершить рабочую сессию подчиненного. Этот вариант полезен, если сотрудник не смог выполнить действие сам или рабочий статус нужно оперативно привести в соответствие с реальной ситуацией.

Для мобильной команды дополнительно сохраняется геопозиция начала и завершения учета времени, если устройство предоставило доступ к координатам. Руководитель с необходимыми полномочиями может проверить геопозицию выездного сотрудника во время активной рабочей сессии. Для этого он отправляет запрос на подтверждение, сотрудник получает уведомление и подтверждает свое местоположение, после чего руководитель видит время ответа, статус проверки и точку на карте.

Это не скрытое постоянное наблюдение, а отдельный управленческий запрос, на который сотрудник отвечает в приложении. Такой подход дает дополнительный контекст для контроля выездных сотрудников, но не привязывает их к стационарному объекту.

Внештатному исполнителю не обязательно устанавливать приложение

Отдельная задача — учет подрядчиков, сезонного персонала и людей, которых приглашают на одну или несколько смен. Создавать каждому полноценный мобильный аккаунт и просить установить приложение часто дольше, чем длится сама работа.

В Synchra24 внештатному сотруднику можно назначить смену и ставку. Для начала и завершения работы он использует панель MotionCode и персональный PIN-код. Мобильное приложение ему для этого не требуется.

Так компания получает фактические часы временного исполнителя в том же контуре, где учитывается штатная команда. Руководителю не приходится отдельно собирать бумажные табели подрядчиков и затем вручную переносить их в общую отчетность.

Наряд связывает часы с конкретной работой

Иногда важно знать не только продолжительность смены, но и почему сотрудник вышел, на каком участке работал и какую роль выполнял. Для этого в Synchra24 предусмотрены наряды.

Руководитель указывает рабочую зону, период, необходимые роли и назначает исполнителей. Наряд появляется в производственном календаре сотрудника. Для каждой роли можно установить отдельную почасовую ставку: например, один человек в разные дни может работать в разных качествах и получать оплату по разным условиям.

Фактическое время связывается с назначением, поэтому в детализации видно, сколько часов относится к обычной работе, а сколько — к конкретному наряду. Такой сценарий подходит производственным сменам, строительным бригадам, кейтерингу, сезонным работам и другим ситуациям, где состав команды формируется под определенную задачу.

Разные способы отметки формируют единый табель

MotionCode, биометрия, самостоятельный запуск, действие руководителя и режим для внештатного персонала отличаются для сотрудника, но дают системе одинаковый результат: подтвержденное начало и завершение рабочей сессии.

Дальше Synchra24 сопоставляет фактическое время с графиком. Руководитель видит опоздания, ранние уходы, отсутствие, ночные и сверхурочные часы. Если время пришлось исправить вручную, корректировка выполняется с причиной и остается в истории.

Фактические часы могут использоваться в аналитике и предварительном расчете оплаты. При этом время не существует отдельно от рабочего дня: рядом остаются наряды, задачи, журналы, чек-листы, инциденты и события за смену. Руководитель видит не только то, сколько человек находился на работе, но и какой процесс стоял за этими часами.

Табель показывает отклонения, а сотрудник может сразу их объяснить

В электронном табеле Synchra24 плановый график сопоставляется с фактическими рабочими сессиями. Руководитель видит не только итоговое количество часов, но и опоздания, ранние уходы, отсутствие, ночное время и переработки. Поэтому отклонение становится заметно в день его появления, а не только при подготовке расчета в конце месяца.

У сотрудника есть возможность отправить объяснение онлайн прямо по ситуации с рабочим временем. При опоздании или раннем уходе он может описать причину текстом и при необходимости приложить голосовое пояснение. Руководитель получает обоснование вместе с типом отклонения, автором и временем отправки, поэтому разбирает ситуацию не только по сухой цифре в табеле.

Активность за рабочий день дает контекст к учтенным часам

Из карточки сотрудника руководитель может открыть активность за рабочий день и посмотреть последовательность событий смены. В ней рабочая сессия сопоставляется с выполненными задачами, мероприятиями журналов, чек-листами, инцидентами и другими действиями, которые относятся к этому периоду.

Такой просмотр не является мониторингом экрана или приложений на личном устройстве. Его задача — собрать в одной ленте рабочие события Synchra24 и показать, чем был наполнен учтенный день сотрудника. Это особенно полезно при разборе отклонений, проверке завершенного наряда или оценке работы распределенной команды.

AI-агент помогает находить несоответствия в рабочем времени

Функция AI-агента «Кадровый анализ» может самостоятельно просканировать доступные данные сотрудников за выбранный период и обратить внимание руководителя на несоответствия в рабочем времени. Она сопоставляет графики, рабочие сессии и зафиксированные отклонения, помогает заметить повторяющиеся опоздания, ранние уходы, необычную динамику часов или недостаток данных для уверенного вывода.

Руководителю не нужно вручную просматривать табель каждого сотрудника за несколько месяцев: AI-агент собирает общую картину, показывает сигналы, которые требуют внимания, и позволяет перейти к деталям конкретного человека. При этом кадровый анализ сотрудников не изменяет рабочее время, не назначает взыскания и не принимает кадровые решения. Итоговую оценку всегда делает руководитель с учетом контекста, объяснений сотрудника и реальной рабочей ситуации.

Почему широкий охват важнее одного универсального способа

Единый способ отметки выглядит проще только на этапе выбора системы. После запуска выясняется, что сотрудникам на объекте нужна панель, выездной команде — мобильная кнопка, временному персоналу — вход без установки приложения, а человеку без телефона — доступный сценарий непосредственно на рабочем месте.

Synchra24 покрывает эти ситуации в одной модели данных. Компания может применять разные способы регистрации для разных подразделений, но получать общий табель, единые правила доступа и сопоставимую аналитику. Это позволяет учитывать штатных, сменных, выездных, внештатных и назначенных на наряды сотрудников без параллельных таблиц и отдельных систем.

Начать можно с самого понятного сценария — например, MotionCode на одном объекте или самостоятельного запуска времени у небольшой выездной команды. Когда процесс станет привычным, к нему можно подключить остальные категории персонала, наряды и расчет оплаты.

Частые вопросы

Обязательно ли всем сотрудникам устанавливать Synchra24?

Нет. Штатные сотрудники могут использовать мобильное приложение, а для внештатного персонала предусмотрен сценарий через панель MotionCode и персональный PIN-код без обязательной установки приложения.

Можно ли учитывать сотрудника, который работает вне офиса?

Да. При разрешенном ручном запуске сотрудник начинает и завершает время кнопкой в приложении. Руководитель с соответствующими полномочиями также может управлять его рабочей сессией.

Заменяет ли биометрия остальные способы учета?

Нет. Биометрическая идентификация — дополнительный сценарий для тех случаев, когда сотруднику удобнее отметиться непосредственно на панели. MotionCode, мобильный запуск и другие разрешенные компанией способы продолжают работать независимо от неё.