Практические материалы по запуску и развитию

Задачи — это основной рабочий раздел для поручений, сроков, контроля исполнения и совместной работы по конкретному результату.

Для чего нужен раздел

Через задачи в активности обычно организуют повседневную работу команды:

• ставят поручения сотрудникам;
• назначают одного или нескольких исполнителей;
• задают приоритет и крайний срок;
• прикладывают описание, файлы, фотографии и голосовые сообщения;
• связывают между собой несколько задач;
• контролируют ход выполнения по статусам;
• обсуждают результат прямо в карточке.

Если работа должна быть не просто “на словах”, а с понятным исполнителем, сроком и историей изменений, ее лучше оформлять именно как задачу.

Что обычно видно в разделе

На основном экране задач сотрудник или руководитель обычно видит:

• строку поиска;
• сортировку;
• фильтры;
• вкладки по типу списка;
• общий перечень задач;
• кнопку создания задачи, если у пользователя есть такое право;
• кнопку статистики, если в активности включена аналитика по задачам.

Обычно работа начинается именно с этого экрана: сначала человек смотрит список, а потом уже открывает карточку конкретной задачи.

Какие задачи можно быстро находить

Внутри раздела удобно искать:

• новые задачи;
• задачи в работе;
• завершенные;
• отмененные;
• просроченные;
• созданные вами;
• назначенные вам;
• задачи по приоритету;
• задачи по сроку.

Это важно, когда задач уже много и их нужно быстро разбирать без ручного просмотра всего списка.

Как создать задачу

Шаг 1. Нажмите кнопку создания

Если у вас есть право на постановку задач, в разделе доступна кнопка +.

С нее открывается экран создания новой задачи.

Шаг 2. Выберите исполнителей

Сначала обычно выбирают тех, кто будет выполнять задачу.

Исполнителем может быть:

• один сотрудник;
• несколько сотрудников, если работа общая;
• человек из всей активности, если у постановщика есть право назначать задачи всем.

Без исполнителя задача обычно не имеет практического смысла: непонятно, кто именно должен ее взять в работу.

Шаг 3. Укажите приоритет

Для задачи выбирается приоритет. Это помогает сотрудникам и руководителю понять:

• что можно сделать позже;
• что требует внимания в ближайшее время;
• какие задачи критичнее других.

На практике приоритет лучше использовать всегда, даже для простых поручений. Так список выглядит гораздо понятнее.

Шаг 4. Поставьте крайний срок

Для задачи можно задать:

• дату;
• время.

Это особенно важно, если работа привязана:

• к смене;
• к выезду;
• к событию в календаре;
• к сроку сдачи отчета или документа;
• к договоренности с клиентом или руководителем.

Шаг 5. Заполните краткое описание

У задачи есть короткий заголовок. Именно он чаще всего виден в списке.

Хороший заголовок отвечает на вопрос:

Что конкретно нужно сделать?

Например:

• Подготовить отчет по смене за 23 мая
• Проверить витрину в магазине №4
• Согласовать замену сотрудника на вечернюю смену

Шаг 6. Добавьте подробное содержание

Ниже заполняется основное описание задачи. Это уже не короткий заголовок, а полноценная рабочая постановка.

В описании лучше сразу указать:

• что нужно сделать;
• какой результат считается правильным;
• к какому сроку нужно закончить;
• какие есть ограничения;
• кому передать итог;
• на что обратить особое внимание.

Если задача непонятна из описания, исполнитель почти наверняка будет уточнять ее в чате или делать не то, что ожидалось.

Шаг 7. При необходимости свяжите задачу с другой задачей

В форме можно выбрать связанные задачи.

Это полезно, если:

• новая задача продолжает предыдущую;
• одна задача зависит от другой;
• нужно показать, что несколько поручений относятся к одному процессу;
• вы хотите собрать цепочку работ в одном месте.

Так сотруднику и руководителю проще понимать контекст.

Шаг 8. Прикрепите чек-лист, если задача связана с проверкой

В задаче можно работать с собственным чек-листом задачи. Кроме того, задача может быть связана с уже пройденным чек-листом.

Это удобно, когда нужно:

• доработать результаты проверки;
• исправить замечания после обхода;
• сформировать задачу по итогам уже выполненного чек-листа.

Шаг 9. Прикрепите материалы

К задаче можно добавлять рабочий контент:

• файлы;
• фотографии;
• голосовую запись.

Это особенно полезно, когда в текст сложно уместить весь контекст. Например:

• фото поломки;
• документ или инструкция;
• голосовое пояснение от руководителя;
• подтверждающий материал с объекта.

Шаг 10. Сохраните задачу

После заполнения данных задача создается и появляется в списке.

С этого момента с ней уже можно работать как с полноценной рабочей карточкой.

Как работать с карточкой задачи

После открытия задачи пользователь обычно видит:

• номер задачи;
• статус;
• приоритет;
• дедлайн;
• описание;
• список исполнителей;
• связанные задачи;
• историю статусов;
• комментарии;
• файлы, фото и голосовые записи;
• чек-лист задачи, если он есть.

Карточка нужна не только для чтения, но и для реальной повседневной работы.

Как меняется статус задачи

Когда задача движется по этапам, ее статус важно обновлять.

Обычно это делают, когда:

• задача принята в работу;
• выполнение остановилось;
• задача завершена;
• задача отменена;
• требуется дополнительный комментарий.

Изменение статуса позволяет всем участникам видеть актуальное состояние без лишних сообщений в чате.

Как использовать комментарии

Комментарии внутри карточки нужны, чтобы фиксировать рабочие договоренности прямо рядом с задачей.

Через них удобно:

• задавать уточняющие вопросы;
• отчитываться о промежуточном результате;
• оставлять пояснение к изменению статуса;
• писать, почему срок сдвинулся;
• фиксировать договоренность между исполнителем и постановщиком.

Если обсуждение относится именно к конкретной задаче, лучше писать его здесь, а не в отдельном диалоге.

Когда задачу стоит редактировать

Если у пользователя есть нужные права, задачу можно открыть на редактирование.

Обычно это делают, когда нужно:

• изменить исполнителей;
• поменять срок;
• уточнить формулировку;
• заменить приоритет;
• обновить приложенные материалы;
• дополнить связи с другими задачами.

Редактирование удобно использовать, когда сама задача остается той же, а меняются только ее условия.

Когда задачу лучше не создавать

Не стоит делать задачу, если вопрос:

• требует просто короткого ответа;
• не имеет конкретного результата;
• решается одной фразой в чате;
• не нуждается в сроке и исполнителе.

В таких случаях чаще удобнее:

• написать в мессенджер;
• создать новость;
• оформить заявку;
• завести инцидент;
• отправить документ на подпись;
• заполнить бланк или чек-лист.

С чем задачи чаще всего связаны

Задачи нередко работают вместе с другими сервисами:

• Мессенджер — для быстрых уточнений по задаче;
• Отчеты — когда по задаче нужно сдать результат;
• Документы — если итог работы связан с согласованием или подписью;
• Чек-листы — если задача появляется по результатам проверки;
• Инциденты — когда задача нужна для устранения последствий проблемы;
• Календарь — если задача привязана к конкретной дате или событию.

Практический пример

Допустим, руководитель смены заметил, что нужно срочно обновить оформление входной зоны магазина.

Удобный сценарий будет таким:

1. Создать задачу.
2. Назначить исполнителя.
3. Указать срок до конца смены.
4. В заголовке кратко написать, что нужно сделать.
5. В описании уточнить, что именно требуется обновить.
6. Прикрепить фото текущей ситуации.
7. После выполнения попросить исполнителя перевести задачу в завершенный статус и оставить комментарий.

Так у задачи сразу есть:

• ответственный;
• срок;
• контекст;
• подтверждение результата.

Практический совет

Хорошая задача должна отвечать на три вопроса:

1. Что именно сделать?
2. Кто это делает?
3. Когда нужен результат?

Если хотя бы один из этих пунктов неясен, задачу стоит доработать до отправки.