Бланки и опросы
Как запускать внутренние формы, опросы и собирать ответы сотрудников.
Бланки и опросы помогают собирать информацию по готовой структуре, а не в свободной переписке.
Для чего нужен раздел
Этот раздел используют, когда нужно:
- выдать сотруднику форму на заполнение;
- провести опрос;
- собрать типовую информацию;
- получить результаты в одном формате;
- видеть, кто уже ответил, а кто еще нет.
Какие сценарии здесь бывают
В зависимости от прав пользователя можно работать с несколькими режимами:
- шаблоны;
- назначенные формы;
- отправленные бланки;
- результаты опросов и аналитика.
У обычного сотрудника чаще всего основная работа идет через назначенные формы. У руководителя или администратора возможностей больше.
Что делает сотрудник
Шаг 1. Откройте назначенные формы
Если сотруднику что-то выдано на заполнение, он обычно начинает именно с этого списка.
Шаг 2. Откройте конкретную форму
Внутри он видит:
- название;
- описание;
- поля;
- вопросы;
- варианты ответа;
- срок или контекст, если он задан.
Шаг 3. Заполните поля
В зависимости от шаблона нужно:
- ввести текст;
- выбрать вариант;
- заполнить дату;
- загрузить материалы;
- ответить на вопросы опроса.
Шаг 4. Проверьте результат
Перед отправкой важно убедиться, что обязательные поля не пропущены.
Шаг 5. Отправьте форму
После отправки результат попадает в систему и становится доступен тем, кто просматривает результаты или аналитику.
Что делает руководитель или ответственный сотрудник
Если права позволяют, пользователь может:
- создавать шаблоны;
- редактировать шаблоны;
- назначать формы сотрудникам;
- открывать отправленные результаты;
- смотреть аналитику по опросам.
Когда использовать бланки, а когда опросы
Бланк лучше подходит, если нужно:
- собрать рабочую информацию;
- получить заполненную форму;
- провести внутреннюю регистрацию чего-либо;
- стандартизировать ответы.
Опрос лучше подходит, если нужно:
- быстро собрать мнение;
- получить ответы от группы людей;
- сравнить варианты;
- посмотреть общую статистику.
С чем связан раздел
Бланки и опросы часто работают рядом с:
- Заявками — если форма запускает дальнейший процесс;
- Чек-листами — если нужен не пошаговый обход, а единая форма;
- Контролем — если результаты формы помогают руководителю видеть ситуацию по людям;
- Базой знаний — если сотруднику нужна инструкция по заполнению.
Практический совет
Если ответ по форме потом кто-то будет согласовывать или анализировать, лучше заполнять ее максимально конкретно, а не общими словами.