Практические материалы по запуску и развитию

Шаблоны заявок нужны для того, чтобы сотрудники отправляли обращения в понятной и одинаковой форме. Вместо свободного текста вы заранее задаете структуру заявки, и это помогает быстрее обрабатывать запросы внутри компании.

Для чего нужен этот раздел

Раздел шаблонов заявок помогает:

• задать единый формат внутренних обращений;
• уменьшить хаос в заявках от сотрудников;
• быстрее направлять обращения нужным людям;
• собирать только действительно важные поля.

Например, через шаблоны можно оформить:

• заявку на отпуск;
• запрос на расходные материалы;
• обращение в техническую поддержку;
• заявку на согласование закупки;
• внутреннюю сервисную заявку по объекту или отделу.

Что дает шаблон на практике

Когда шаблон создан, сотрудник не пишет заявку с нуля, а выбирает нужный тип обращения и заполняет уже готовую форму. Это удобно и сотруднику, и руководителю:

• сотрудник понимает, что именно от него требуется;
• руководитель получает обращение в понятном формате;
• снижается количество неполных или расплывчатых заявок.

Что обычно настраивают в шаблоне

В зависимости от вашего сценария, в шаблоне заявки могут быть:

• название заявки;
• описание;
• список обязательных полей;
• подсказки для сотрудника;
• логика дальнейшей обработки.

Главная задача шаблона — сделать так, чтобы человек не думал, как правильно написать заявку, а просто последовательно заполнил нужные данные.

Как создать шаблон заявки

Шаг 1. Откройте раздел шаблонов заявок

Перейдите в администраторский раздел и откройте Шаблоны заявок.

Шаг 2. Нажмите кнопку добавления

В правом верхнем углу нажмите кнопку создания нового шаблона.

Шаг 3. Задайте понятное название

Название должно быть очевидным для сотрудника. Хорошо работают формулировки вроде:

• Заявка на отпуск
• Заявка на расходники
• Заявка в техподдержку
• Заявка на согласование закупки

Шаг 4. Продумайте состав полей

Перед созданием шаблона стоит ответить на простой вопрос: какую информацию нужно получить от сотрудника, чтобы по заявке можно было сразу работать.

Чаще всего это:

• краткое описание ситуации;
• дата или период;
• категория заявки;
• сумма, если речь о расходах;
• комментарий или дополнительные детали.

Шаг 5. Сделайте обязательными только нужные поля

Не перегружайте форму. Если поле не влияет на обработку заявки, лучше его не делать обязательным. Чем проще форма, тем выше шанс, что сотрудники будут заполнять ее аккуратно.

Шаг 6. Сохраните шаблон

После сохранения шаблон становится доступен в рабочем процессе сотрудников.

Как поддерживать шаблоны в порядке

Со временем список шаблонов почти всегда растет. Поэтому полезно регулярно проверять:

• какие шаблоны действительно используются;
• какие устарели;
• какие похожи друг на друга и дублируют смысл.

Если шаблон больше не нужен, лучше убрать его из активного использования, чем оставлять в списке на всякий случай.

Как понять, что шаблон хороший

Хороший шаблон заявки:

• понятен сотруднику с первого взгляда;
• не требует длинных пояснений;
• собирает только полезные данные;
• помогает быстро принять решение по заявке.

Если после запуска сотрудники часто задают вопросы что сюда писать или зачем это поле, значит шаблон стоит упростить.

Когда стоит делать отдельные шаблоны

Отдельный шаблон полезен, если:

• у обращения свой набор обязательных полей;
• заявка идет по отдельному маршруту согласования;
• по ней работают другие ответственные;
• у нее другой смысл и другая логика обработки.

Если же отличаются только формулировки, а не сам процесс, лучше не плодить лишние шаблоны.

Практический совет

Лучше начать с нескольких самых частых заявок, которыми сотрудники действительно пользуются каждый день или каждую неделю. После этого уже можно добавлять более редкие сценарии.

Удобный стартовый набор обычно выглядит так:

1. отпуск;
2. расходные материалы;
3. внутренняя техническая проблема;
4. хозяйственная заявка;
5. согласование расходов.

Так вы быстрее получите рабочий результат и не перегрузите сотрудников слишком большим выбором.