Документы
Как отправлять документы на подписание, отслеживать статусы и хранить результат.
Документы — это раздел для отправки PDF-файлов на подпись, контроля подписантов и хранения результата.
Для чего нужен раздел
Этот сервис используют, когда документ должен пройти через понятный и контролируемый маршрут:
- загрузка файла;
- выбор подписантов;
- указание области подписи;
- отправка;
- отслеживание статусов;
- хранение итогового подписанного документа.
Что можно делать в разделе
В зависимости от роли пользователя здесь можно:
- создать новый документ;
- выбрать PDF;
- задать место подписи на странице;
- назначить пользователей, которые должны подписать документ;
- открыть карточку документа;
- посмотреть, кто уже подписал, а кто еще нет;
- скачать или открыть итоговый материал.
Как отправить документ на подпись
Шаг 1. Создайте новый документ
Сначала открывается форма нового документа.
Шаг 2. Укажите название и комментарий
Название нужно для понятной идентификации документа в списке.
Комментарий помогает сразу объяснить:
- что это за файл;
- что именно нужно проверить;
- почему требуется подпись.
Шаг 3. Выберите подписантов
Дальше нужно указать сотрудников, которые должны подписать документ.
Если подписантов несколько, все они увидят этот документ у себя в назначенных.
Шаг 4. Загрузите PDF
В разделе поддерживается именно PDF-документ. После загрузки его можно открыть и проверить.
Шаг 5. Выберите страницу и область подписи
Это один из самых важных этапов.
Нужно:
- открыть нужную страницу;
- указать область, где должна стоять подпись;
- при необходимости активировать несколько страниц подписи, если документ многостраничный.
Если подпись должна стоять в разных местах на разных страницах, это лучше настроить до отправки.
Шаг 6. Проверьте все перед отправкой
Перед отправкой лучше убедиться:
- выбран правильный файл;
- все подписанты добавлены;
- область подписи стоит в нужном месте;
- страница выбрана правильно.
Шаг 7. Отправьте документ
После отправки документ появляется:
- у автора — в списке отправленных;
- у подписанта — в списке документов на подпись.
Как проходит подписание
Подписант обычно:
- Открывает документ.
- Читает его.
- Нажимает кнопку подписи.
- Рисует подпись.
- Подтверждает действие.
После этого подпись ставится в заранее подготовленную область.
Что важно контролировать после отправки
После отправки автору полезно проверять:
- кто уже подписал;
- кто еще не открыл документ;
- есть ли отклонения или задержки;
- все ли участники завершили действие.
Когда этот сервис особенно полезен
Документы особенно хороши, когда нужно:
- быстро собрать подписи нескольких сотрудников;
- не пересылать PDF вручную;
- видеть статус по каждому подписанту;
- хранить все внутри одного рабочего контура.
С чем сервис чаще всего связан
Документы часто используют вместе с:
- Заявками — если документ является частью согласования;
- Мессенджером — чтобы быстро напомнить о подписи;
- Контактами — чтобы найти нужного подписанта;
- Отчетами — если по документу потом нужен результат или подтверждение.
Практический совет
Перед отправкой всегда открывайте PDF еще раз и проверяйте область подписи визуально. Это экономит много времени на повторной отправке и исправлениях.