Мессенджер
Как пользоваться внутренним чатом активности для быстрых рабочих сообщений.
Мессенджер — это внутренний рабочий чат активности. Через него сотрудники обсуждают задачи, смены, объекты, документы и текущие вопросы без перехода в личные переписки.
Для чего нужен раздел
Мессенджер нужен для повседневной оперативной связи внутри команды.
Обычно его используют, когда нужно:
- быстро написать коллеге;
- уточнить детали по задаче;
- предупредить об изменении плана;
- согласовать мелкий вопрос без создания отдельного документа или заявки;
- передать информацию по смене.
Что пользователь видит внутри
Внутри сотрудник обычно видит:
- список диалогов;
- непрочитанные сообщения;
- личные и групповые чаты;
- поле отправки сообщения;
- историю переписки.
Как обычно работают с чатом
Шаг 1. Откройте список диалогов
Сначала пользователь смотрит:
- кто писал последним;
- есть ли непрочитанные сообщения;
- какой чат требует внимания прямо сейчас.
Шаг 2. Откройте нужную переписку
После выбора диалога можно прочитать контекст и понять, что от вас требуется.
Шаг 3. Отправьте сообщение
В рабочем чате лучше писать коротко и по делу:
- что произошло;
- что нужно сделать;
- какой следующий шаг;
- нужен ли ответ прямо сейчас.
Шаг 4. Если вопрос относится к задаче или заявке, зафиксируйте его там же
Чат хорош для оперативной коммуникации, но не всегда заменяет рабочую фиксацию. Если обсуждение касается статуса задачи, причины отказа или результата работы, лучше продублировать итог в профильном разделе.
Когда лучше использовать чат
Чат подходит, если:
- нужен быстрый ответ;
- вопрос не требует формального маршрута;
- не нужно отдельное согласование;
- информация актуальна здесь и сейчас.
Когда лучше выбрать другой сервис
Лучше не ограничиваться чатом, если:
- нужен официальный статус — используйте Заявки;
- нужен исполнитель и срок — используйте Задачи;
- нужно зафиксировать результат — используйте Отчеты;
- нужно подписать файл — используйте Документы;
- нужно оформить проблему — используйте Инциденты.
Практический совет
Если важное решение принято в чате, не оставляйте его только там. Лучше зафиксировать итог в нужном рабочем разделе, чтобы информация не потерялась.