Учёт замен
Как оформлять односторонние и взаимные замены, проверять участников смены и работать с историей.
Раздел «Учёт замен» нужен руководителю для оформления замены одного или нескольких сотрудников в рабочем графике. Здесь хранятся активные и отменённые замены, их участники, даты, автор и комментарий.
Какие замены поддерживаются
Односторонняя замена
В выбранную дату заменяемый сотрудник получает выходной, а другой сотрудник выходит вместо него. Обратная смена не создаётся.
Взаимная замена
Сотрудники меняются рабочими днями:
- в первую дату вместо первой группы выходит вторая;
- во вторую дату вместо второй группы выходит первая.
Такой вариант подходит, когда сотрудникам нужно обменяться сменами без изменения общего количества рабочих дней.
Как создать замену
Шаг 1. Откройте раздел
Перейдите в Управление → Учёт замен, откройте вкладку «Замены» и нажмите «+».
Шаг 2. Выберите заменяемых сотрудников
В блоке «Кого нужно заменить» укажите дату смены и сотрудников, которые не выйдут в этот день.
Шаг 3. Выберите тех, кто выйдет на замену
Укажите дату и сотрудников, которые примут смену. Список формируется с учётом рабочего графика и доступности на выбранную дату.
Шаг 4. Выберите тип замены
Включите «Взаимная замена», если сотрудники должны поменяться сменами. При выключенном переключателе будет создана односторонняя замена.
Шаг 5. Добавьте комментарий
Укажите причину или важные детали, если они нужны участникам и другим руководителям.
Шаг 6. Сохраните
Перед созданием система проверит:
- что даты подходят выбранному типу замены;
- что один сотрудник не находится с обеих сторон;
- что время смены совпадает при групповой замене;
- что нет конфликтов с отпусками, отсутствиями и опубликованными нарядами.
После сохранения изменения попадут в рабочий график, а сотрудники, для которых создана замена, получат уведомления.
Другие способы создания замены
Замена также может появиться:
- после выбора сотрудником замены при запуске времени вне графика — руководитель получит уведомление;
- после окончательного согласования заявки, если в её шаблоне настроен соответствующий макрос;
- после выбора руководителем кандидата на бирже смен.
Если заявку должны согласовать несколько руководителей, автором результата макроса становится последний согласовавший.
Работа с журналом
В списке доступны:
- поиск по датам и комментарию;
- сортировка;
- фильтр по периоду;
- постраничная загрузка записей;
- экспорт в Excel.
Откройте запись, чтобы увидеть обе стороны замены, рабочие и выходные дни, автора, комментарий, тип и статус.
Активную замену можно изменить или удалить при наличии права. При отмене система убирает созданные этой заменой изменения графика, а сама запись остаётся в истории.
Экспорт в Excel
Нажмите значок выгрузки в шапке раздела. В файл попадут все записи с учётом поиска, периода и сортировки, включая страницы, которые ещё не были показаны на экране.
Таблица содержит:
- даты и участников обеих сторон;
- тип и статус замены;
- комментарий;
- автора;
- сведения об отмене.
Права доступа
| Право | Возможность |
|---|---|
| Замены: просмотр | Открывать журнал замен в доступной области подчинённости. |
| Управление заменами | Создавать и изменять замены сотрудников доступной команды. |
| Управление всеми заменами организации | Работать с заменами всех сотрудников независимо от подчинённости. |
Права настраиваются через Администратор → Роли.
С чем раздел связан
- Календарь показывает изменённые рабочие и выходные дни.
- Учёт отсутствий влияет на доступность кандидатов.
- Биржа смен создаёт замену после решения руководителя.
- Заявки могут автоматически создавать замену через макрос.