Создание нарядов и назначение сотрудников

Наряды помогают руководителю собрать рабочую смену на конкретном объекте или в рабочей зоне: указать время, определить необходимый состав по ролям и назначить сотрудников.

Например, для наряда Кухня можно запланировать:

• двух поваров;
• одного мойщика;
• одного старшего смены.

После публикации наряда у назначенных сотрудников появляется рабочий день с указанным временем. Сотрудники получают уведомление, а информация о наряде отображается в их производственном календаре.

Для чего нужны наряды

Наряды удобно использовать, когда нужно:

• собрать смену на кухню, склад, торговую точку или другой объект;
• заранее определить необходимое количество сотрудников;
• распределить людей по рабочим ролям;
• назначить для роли отдельную часовую ставку;
• увидеть, полностью ли укомплектована смена;
• уведомить сотрудников о месте, роли и времени работы;
• учесть время и ставку наряда при расчете зарплаты.

Наряд не заменяет подразделение или штатную должность сотрудника. В рамках наряда человек получает рабочую роль только на выбранную смену.

Что нужно подготовить

Перед первым нарядом рекомендуется создать:

• рабочие зоны — например, Кухня, Склад, Летняя терраса;
• роли наряда — например, Повар, Мойщик, Старший бариста;
• часовую ставку роли, если она отличается от обычной ставки сотрудника.

Для просмотра и управления нарядами у руководителя должны быть соответствующие права доступа. Если плитка «Наряды» или кнопки управления не отображаются, обратитесь к администратору активности.

Где находятся наряды

В мобильном приложении

1. Откройте раздел Управление.
2. Раскройте список сервисов.
3. В блоке Сервисы выберите плитку Наряды.

В веб-версии

Откройте активность, перейдите в Управление и выберите Наряды.

На главном экране доступны:

• Предстоящие — опубликованные наряды;
• Черновики — еще не опубликованные смены;
• История — отмененные и завершенные назначения;
• поиск и сортировка;
• сводка по требуемому и назначенному количеству сотрудников.

Сотрудник без права управления видит только доступные ему назначения.

Как создать рабочую зону

Шаг 1. Откройте настройки нарядов

На экране Наряды нажмите кнопку настроек.

Откроются вкладки:

• Зоны;
• Роли;
• Шаблоны.

Шаг 2. Перейдите в «Зоны»

Нажмите кнопку добавления и укажите понятное название объекта или рабочей зоны.

Например:

• Кухня;
• Основной склад;
• Зал первого этажа;
• Летняя терраса.

Шаг 3. Сохраните зону

После сохранения зона станет доступна в форме создания наряда.

Лучше не создавать несколько вариантов одного названия вроде Кухня, кухня и Кухня основная, если речь идет об одном объекте. Единый справочник упрощает поиск и аналитику.

Как создать роль наряда

Шаг 1. Откройте вкладку «Роли»

В настройках нарядов перейдите в Роли и нажмите кнопку добавления.

Шаг 2. Укажите название

Введите роль, которую сотрудник будет выполнять в смене.

Например:

• Повар;
• Кассир;
• Мойщик;
• Комплектовщик;
• Старший смены.

Шаг 3. При необходимости задайте ставку в час

Поле Ставка в час заполнять необязательно.

• Если ставка указана, на время наряда она заменяет обычную часовую ставку сотрудника.
• Если поле пустое, используется основная ставка сотрудника.

Например, если обычная ставка сотрудника составляет 500 ₽/час, а для роли Повар указано 750 ₽/час, работа по наряду будет рассчитываться по ставке 750 ₽/час.

Ставка должна быть больше нуля. Допускается не более двух знаков после запятой.

Шаг 4. Сохраните роль

Роль появится в справочнике и станет доступна при формировании необходимого состава наряда.

Как создать наряд

Шаг 1. Нажмите кнопку добавления

На главном экране Наряды нажмите + или кнопку создания наряда.

Откроется форма Новый наряд.

Шаг 2. Укажите название

Введите короткое и понятное название смены.

Например:

• Утренняя смена кухни;
• Приемка товара;
• Открытие летней террасы.

Шаг 3. Выберите дату и время

Укажите:

• дату начала смены;
• время начала;
• время окончания.

На основании этих данных система создаст сотрудникам рабочий день.

Если время окончания раньше времени начала, наряд считается ночным и заканчивается на следующие сутки. Например, интервал 20:00–08:00 означает смену с вечера выбранной даты до утра следующего дня.

Шаг 4. Выберите рабочую зону

В поле Зона выберите объект, на котором будет проходить смена.

Если нужной зоны нет, закройте форму, добавьте ее в настройках нарядов и вернитесь к созданию.

Шаг 5. Добавьте необходимый состав

В блоке Необходимый состав добавьте одну или несколько ролей.

Для каждой роли кнопками − и + задайте требуемое количество сотрудников.

Например:

• Повар — 2;
• Мойщик — 1;
• Старший смены — 1.

Рядом с ролью отображается ее ставка или подпись Ставка сотрудника.

Шаг 6. Выберите исполнителей

В блоке Исполнители добавьте сотрудников, которые должны выйти в эту смену.

Система распределяет выбранных сотрудников по добавленным ролям в пределах указанного количества. Перед публикацией откройте состав ролей и убедитесь, что сотрудники назначены правильно.

Если исполнителей меньше, чем требуется, наряд считается недоукомплектованным. Его все равно можно опубликовать после подтверждения предупреждения.

Шаг 7. Добавьте комментарий

В комментарии можно указать инструкции, которые увидят назначенные сотрудники.

Например:

Прийти за 15 минут до начала. Форма выдается у администратора объекта.

Шаг 8. Сохраните или опубликуйте

Доступны два варианта:

• Сохранить черновик — наряд останется в подготовке, сотрудники его не увидят;
• Создать или Опубликовать — наряд станет действующим, а сотрудникам будут назначены рабочие дни.

Черновик не влияет на рабочий календарь, статистику и расчет зарплаты.

Что происходит после публикации

После публикации система:

• создает назначенным сотрудникам рабочий день;
• использует время наряда как время связанного рабочего мероприятия;
• отправляет сотрудникам уведомления;
• показывает наряд в производственном календаре;
• учитывает назначенные часы в статистике;
• применяет ставку роли при расчете зарплаты;
• показывает укомплектованность смены руководителю.

Если у сотрудника на эту дату уже есть другой рабочий день, выходной, отпуск или другой наряд, система предупредит о конфликте либо не позволит выполнить назначение.

Что видит сотрудник

Сотрудник открывает Расписание и выбирает день наряда.

В верхней части дневной шторки отображается плашка Вы добавлены в наряд, где указаны:

• рабочая зона;
• роль;
• время смены;
• применяемая ставка;
• статус назначения.

Если у роли задана отдельная ставка, отображается Ставка наряда. Если отдельной ставки нет — Основная ставка.

Нажатие на плашку открывает подробности назначения. Сотрудник видит только собственную ставку и не получает доступ к зарплатным данным других участников.

Если руководитель изменит время, роль, объект или ставку будущего наряда, сотрудник получит обновление. На плашке может появиться отметка Обновлено.

Как проверить укомплектованность

На экране нарядов отображается соотношение назначенных и требуемых сотрудников.

В карточке наряда можно:

• увидеть общий прогресс;
• посмотреть количество сотрудников по каждой роли;
• открыть роль и проверить назначенных исполнителей;
• увидеть, по какой ставке рассчитывается роль.

Если указано 3 из 4, значит одно место в смене остается свободным.

Как использовать шаблон

Если в активности подготовлены шаблоны, откройте настройки нарядов и перейдите во вкладку Шаблоны.

Выберите подходящий шаблон. Система перенесет в новый наряд типовой объект, время и состав ролей. После этого останется:

1. проверить дату;
2. выбрать сотрудников;
3. при необходимости изменить комментарий;
4. сохранить или опубликовать наряд.

Шаблоны удобны для повторяющихся смен, но каждый созданный наряд остается отдельным назначением.

Как скопировать наряд

Откройте опубликованный наряд и нажмите Копировать.

Система создаст копию со следующим днем в качестве начальной даты. Перед публикацией обязательно проверьте:

• дату и время;
• рабочую зону;
• необходимый состав;
• исполнителей;
• комментарий.

Копирование удобно, когда состав смены повторяется, но календарные серии не используются.

Как изменить или отменить наряд

Черновик можно открыть, отредактировать и затем опубликовать.

Для опубликованного наряда доступны действия в его карточке. Изменения времени связанного рабочего дня влияют на:

• производственный календарь;
• опоздания и ранние уходы;
• рабочую статистику;
• расчет зарплаты;
• уведомления сотрудников.

Если смена больше не нужна, нажмите Отменить. Наряд сохранится в истории, будущие назначения перестанут действовать, а сотрудники получат обновление.

Фактически отработанные сессии при отмене не удаляются.

Как ставка наряда влияет на зарплату

Для работы по наряду применяется одно из двух правил:

1. У роли есть ставка — фактически отработанные часы рассчитываются по ставке роли.
2. У роли нет ставки — используется обычная ставка сотрудника.

Ставка роли заменяет обычную ставку только на время соответствующего наряда. Одни и те же часы не начисляются повторно по двум ставкам.

Ночные и сверхурочные часы, относящиеся к наряду, также рассчитываются от ставки роли с учетом настроенных в активности коэффициентов.

Практический пример

Руководителю нужно собрать смену на кухню 15 августа с 08:00 до 20:00.

Он выполняет следующие действия:

1. В настройках создает зону Кухня.
2. Создает роли Повар со ставкой 750 ₽/час и Мойщик без отдельной ставки.
3. Создает наряд Дневная смена кухни.
4. Указывает дату и интервал 08:00–20:00.
5. Добавляет двух поваров и одного мойщика в необходимый состав.
6. Выбирает трех сотрудников.
7. Проверяет распределение по ролям.
8. Добавляет инструкцию и публикует наряд.

После публикации каждый сотрудник увидит в расписании объект, роль, время и собственную применяемую ставку. Отработанное время попадет в статистику и расчет зарплаты по правилам выбранной роли.

Что важно помнить

• Один сотрудник может иметь только один рабочий интервал на дату.
• Черновик не назначает сотрудникам рабочий день.
• Недоукомплектованный наряд можно опубликовать, но система предупредит о свободных местах.
• Ставка роли заменяет обычную ставку, а не добавляется к ней.
• Изменение рабочего времени влияет на статистику и расчет зарплаты.
• Перед копированием и публикацией всегда проверяйте дату, состав и исполнителей.