Квалификации и допуски

Квалификации и допуски помогают вести навыки, разрешения на оборудование, медицинские допуски и сертификаты сотрудников в единой матрице. Руководитель видит уровень подготовки, срок действия, статус проверки и подтверждающие материалы, а Synchra24 учитывает требования при назначении людей в наряды и смены.

Функция подключается отдельно для каждой компании. Если она не нужна, её можно оставить выключенной.

Как включить функцию

Для работы модуля в лицензии компании должна быть доступна функция «Квалификации и допуски».

1. Откройте Администратор → Параметры компании.
2. В блоке «Параметры» включите переключатель «Квалификации и допуски».
3. Выберите режим проверки:
   • предупреждение — руководитель увидит несоответствие, но сможет подтвердить назначение;
   • строгая проверка — система не позволит назначить сотрудника без обязательной квалификации.
4. При необходимости включите обязательный подтверждающий документ.
5. Выберите, за сколько дней до окончания допуска сотрудник и руководитель должны получить напоминание.

После включения на экране компании появится плитка «КиД».

Что находится в разделе

Раздел состоит из двух вкладок:

• Матрица — сотрудники, количество действующих требований, документы и общий прогресс;
• Каталог — правила и требования, которые используются в компании.

В матрице доступны поиск по сотрудникам и фильтры. Они помогают быстро найти записи, которые ожидают подтверждения, уже просрочены или не содержат обязательных документов.

Как создать требование

1. Откройте КиД → Каталог.
2. Нажмите «+» в шапке.
3. Выберите тип требования:
   • навык;
   • разрешение на оборудование;
   • медицинский допуск;
   • сертификат.
4. Укажите название и понятное описание.
5. При необходимости задайте срок действия в днях.
6. Выберите максимальный уровень требования.
7. Включите «Требовать подтверждение», если сотрудник должен приложить фотографию или файл.
8. Сохраните требование.

Используйте короткие и однозначные названия, например: «Латте-арт», «Допуск к погрузчику» или «Медицинская книжка».

Карточка сотрудника

Откройте сотрудника в матрице, чтобы увидеть:

• количество действующих квалификаций;
• общий прогресс по требованиям;
• уровень каждой квалификации;
• статус проверки;
• дату выдачи и срок действия;
• результат обучения;
• фотографии и прикреплённые файлы.

Квалификации сотрудника также доступны руководителю в Управлении: откройте карточку сотрудника и перейдите на вкладку «Квалификации и допуски».

Как добавить квалификацию сотруднику

1. Откройте карточку сотрудника в матрице.
2. Нажмите действие добавления квалификации.
3. Выберите требование из каталога.
4. Укажите фактически подтверждённый уровень.
5. Выберите статус:
   • подтверждена — требование проверено и действует;
   • ожидает — материалы требуют проверки;
   • отозвана — допуск больше не действует.
6. Укажите дату выдачи и, если требуется, дату окончания.
7. Заполните результат обучения.
8. Добавьте фотографию или файл, если для требования нужно подтверждение.
9. Сохраните запись.

Срок окончания может рассчитываться автоматически, если в каталоге для требования задан срок действия в днях.

Требования для роли в наряде

Квалификации можно связать с ролями при создании или изменении наряда.

1. Откройте форму наряда.
2. Добавьте или выберите роль.
3. Откройте блок «Квалификации и допуски».
4. Выберите необходимые требования.
5. Для каждого требования укажите минимальный уровень и обязательность.
6. Сохраните требования роли.

При назначении сотрудника Synchra24 проверит уровень, статус и срок действия квалификации. В режиме предупреждения руководитель увидит причину несоответствия и сможет подтвердить действие. В строгом режиме назначение с отсутствующим обязательным допуском будет заблокировано.

Требования для смены

При создании объявления в Бирже смен руководитель может указать требования к сотруднику. Они помогают отбирать подходящих кандидатов и учитываются при проверке отклика.

Это полезно, если для смены нужен сотрудник с конкретным навыком, уровнем подготовки, медицинским допуском или разрешением на оборудование.

Статусы и сроки

• Подтверждена — квалификация проверена и может участвовать в проверке назначения.
• Ожидает подтверждения — запись создана, но руководитель ещё не подтвердил данные или документы.
• Отозвана — квалификация больше не действует.
• Просрочена — дата окончания уже наступила.

Перед назначением система также проверяет наличие подтверждающего документа, если он обязателен в требовании или в параметрах компании.

Права доступа

Доступ настраивается через Администратор → Роли.

• Просмотр квалификаций (qualifications_view) — просмотр матрицы, каталога и карточек сотрудников.
• Управление квалификациями (qualifications_manage) — создание требований и изменение доступных записей сотрудников.
• Управление всеми квалификациями (qualifications_manage_all) — работа со всеми сотрудниками компании независимо от области подчинённости.
• Настройка квалификаций (qualifications_settings) — включение функции и изменение параметров проверки компании.

Одних прав недостаточно: функция также должна входить в лицензию компании и быть включена в параметрах.

Практические рекомендации

• Сначала создайте небольшой каталог только из требований, которые действительно влияют на назначение.
• Для обязательных допусков включайте подтверждение документом.
• Используйте строгую проверку для требований безопасности и юридически значимых допусков.
• Для обучаемых навыков задавайте уровни, чтобы отличать базовую подготовку от самостоятельной работы.
• Настройте несколько сроков напоминаний, чтобы успеть продлить документы до их окончания.

Связанные разделы

• Создание нарядов и назначение сотрудников — требования для ролей и проверка состава.
• Биржа смен — требования к сотрудникам для свободных смен и замен.
• Управление — просмотр квалификаций в карточке сотрудника.
• Параметры компании — включение функции и режим проверки.
• Права доступа — настройка возможностей ролей.