Визиты
Как оформлять посетителей, согласовывать допуск, выдавать QR-пропуска и фиксировать прибытие и время посещения.
Сервис «Визиты» помогает организовать посещения объектов: заранее оформить посетителя, согласовать допуск, выдать персональный QR-пропуск и зафиксировать фактическое прибытие, вход и завершение посещения.
Он подходит для администраторов, сотрудников ресепшена, охраны и принимающих сотрудников. Визиты не являются рабочими сменами внештатных сотрудников и не участвуют в расчёте зарплаты. Для работы нужен интернет.
Где открыть и как получить доступ
В мобильном приложении откройте компанию и выберите Приложения → Визиты. Отдельный доступ к разделу «Управление» и роль руководителя не требуются. В веб-версии отдельного рабочего раздела визитов пока нет.
Функция доступна в тарифах Trial, Pro и Ultimate при наличии лицензии visits. Администратор назначает права роли:
| Право | Что позволяет |
|---|---|
control_visits_view |
Смотреть журнал и карточки, искать посетителей, проверять QR-пропуск. |
control_visits_manage |
Создавать и изменять визиты, отмечать прибытие, вход, завершение, отмену и неявку, выдавать пропуска. |
control_visits_admission |
Разрешать или отклонять допуск на территорию. |
Право управления визитами само по себе не разрешает согласовывать допуск.
Как создать визит
Нажмите «+» в разделе. Форма разделена на шаги; индикатор сверху показывает продвижение.
- Укажите посетителя. Введите фамилию и имя одним полем, отчество необязательно. Если человек уже приезжал, выберите его из списка посетителей с поиском. При необходимости добавьте организацию, телефон, email и фотографию.
- Заполните сведения о посещении. Укажите объект или адрес и цель. Объект можно выбрать на карте. Добавьте автомобиль, госномер и комментарий, если они нужны.
- Укажите плановый период. Начало и окончание вводятся отдельно, с датой и временем. Окончание должно быть позже начала, длительность — не более 31 дня.
- Выберите принимающего сотрудника и параметры. При необходимости включите согласование допуска и самостоятельную отметку прибытия.
- Проверьте сведения и нажмите «Создать визит».
Телефон, email, организация и фото необязательны. Для самостоятельной отметки прибытия обязательно выбрать принимающего сотрудника.
Посетитель и визит — разные записи: для повторного приезда создайте новый визит и выберите существующего человека. В каждом посещении сохраняется снимок данных, поэтому сведения о прошлых визитах не меняются задним числом.
Журнал, поиск и история
В журнале доступны поиск, фильтры по статусам, периоду и объекту, а также сортировка. Объект в фильтре можно выбрать на карте. Список загружается страницами по 20 записей.
Откройте карточку, чтобы увидеть сведения о посетителе, фото, плановые и фактические даты, принимающего сотрудника, комментарий и историю действий. Из карточки доступна история визитов этого посетителя с поиском.
Фактическая длительность рассчитывается по реальным отметкам, а не по плановому интервалу. Если вход зафиксирован, время пребывания на территории считается от входа до завершения; отметки прибытия и входа показываются отдельно.
Статус посещения и допуск
Основная последовательность: Ожидается → Прибыл → На территории → Завершён. При необходимости можно завершить визит после прибытия без отметки входа.
- Отменён — визит отменён до входа на территорию.
- Неявка — сотрудник отметил, что ожидаемый посетитель не приехал; действие доступно после планового окончания.
Допуск хранится отдельно: Не требуется, Ожидает разрешения, Разрешён, Отклонён. Если согласование включено, подтвердить вход можно только после разрешения. Прибытие само по себе не разрешает вход.
В блоках «Допуск на территорию» и «Фактическое посещение» доступны действия согласно вашим правам и текущему состоянию. При подтверждении можно добавить комментарий. В истории сохраняются время, сотрудник и способ отметки.
Завершённые, отменённые визиты и неявки повторно не открываются — оформите новое посещение. Данные визита можно изменить до входа на территорию.
Персональный QR-пропуск
В карточке выпустите пропуск и передайте посетителю изображение QR. Посетителю не нужно устанавливать приложение: он предъявляет изображение уполномоченному сотруднику.
Сотрудник открывает сканер пропуска, считывает QR, проверяет карточку и подтверждает нужное действие. Считывание само по себе не отмечает прибытие или вход. Это отдельный пропуск визита, а не код рабочей смены Motion Code.
Пропуск действует с двух часов до планового начала до 24 часов после планового окончания. Новый выпуск, изменение данных визита, завершение, отмена или неявка отзывают прежний пропуск. QR не содержит ФИО и телефона, но является секретной персональной ссылкой доступа: передавайте его только нужному посетителю.
Самостоятельная отметка прибытия
Включите «Самостоятельная отметка прибытия» при создании или изменении визита. После выпуска пропуска отправьте посетителю ссылку через «Поделиться ссылкой для отметки».
Посетитель открывает мобильную веб-страницу без авторизации и нажимает «Я прибыл» — например, не выходя из автомобиля. Браузер запрашивает геолокацию. При отказе или ошибке местоположения прибытие всё равно фиксируется, а отсутствие координат видно сотруднику.
Принимающий сотрудник получает пуш-уведомление с переходом в карточку. Повторное нажатие не создаёт повторной отметки прибытия. Самостоятельная отметка меняет только статус прибытия: допуск и вход по-прежнему подтверждаются отдельно сотрудником.
Ссылка доступна только при включённой опции и действующем пропуске. После изменения визита или перевыпуска пропуска отправьте новую ссылку. Фото, контакты и внутренние права посетителю не показываются.
Автоматизации и внешние системы
События визитов позволяют передавать данные в CRM, логистическую систему или систему пропусков: создание, изменение, прибытие, вход, завершение, отмена, неявка, решения по допуску и выпуск пропуска.
Интеграция работает и в обратную сторону: внешняя система может создавать и изменять визиты через API, находить их по внешнему идентификатору, подтверждать статусы и допуск в пределах выданных прав. Готовое подключение конкретной CRM не требуется для работы самого сервиса.