Быстрый старт

Эта инструкция поможет пройти путь от регистрации в Synchra24 до запуска первой рабочей активности с сотрудниками, графиками и учетом времени.

Рекомендуемый порядок настройки:

1. Зарегистрируйтесь в приложении.
2. Создайте бизнес-активность.
3. Пополните баланс и активируйте подписку.
4. Настройте внешний вид активности.
5. Создайте отделы и ставки.
6. Настройте роли и полномочия.
7. При необходимости создайте панели MotionCode.
8. Добавьте сотрудников.
9. Настройте плановые отпуска, если сервис входит в подписку.

Не обязательно включать все возможности сразу. Для первого запуска достаточно создать активность, настроить одну ставку и роль, а затем добавить сотрудников.

1. Регистрация

Шаг 1. Установите приложение

Скачайте Synchra24 из официального источника:

• для Android — из RuStore или с официального сайта;
• для iOS — из App Store.

Шаг 2. Укажите номер телефона

Откройте приложение и введите номер телефона, который будет использоваться для входа.

Если аккаунт с этим номером уже существует, приложение продолжит авторизацию. Если аккаунта нет, откроется форма регистрации.

Шаг 3. Заполните данные регистрации

Укажите обязательные сведения и придумайте пароль.

Надежный пароль должен:

• содержать не менее 8 символов;
• использовать латинские буквы;
• содержать хотя бы одну цифру;
• содержать заглавную букву;
• содержать специальный символ.

Проверьте введенные данные и подтвердите регистрацию кнопкой с галочкой в правом верхнем углу.

Шаг 4. Введите одноразовый код

Введите OTP-код, который пришел в сообщении.

Если код отправлен на электронную почту и его нет во входящих, проверьте папку Спам.

Шаг 5. Подтвердите устройство

После регистрации приложение предложит привязать аккаунт к текущему мобильному устройству.

Учитывайте, что смена привязанного устройства может быть ограничена по частоте. Не выполняйте повторную привязку без необходимости.

Шаг 6. Создайте PIN-код

Придумайте четырехзначный PIN-код и повторите его. Он будет использоваться для быстрого входа в приложение.

Не сообщайте PIN-код другим сотрудникам.

2. Создание бизнес-активности

Бизнес-активность — это рабочее пространство вашей компании в Synchra24. Внутри нее находятся сотрудники, структура, сервисы, настройки и подписка.

Шаг 1. Откройте управление активностями

На главном экране нажмите кнопку бокового меню и выберите Управление активностями.

Шаг 2. Начните создание

Нажмите кнопку + в правом верхнем углу.

Шаг 3. Заполните описание компании

Во вкладке Описание укажите:

• юридическое наименование;
• короткое название;
• краткое описание;
• расширенное описание компании.

Используйте официальное юридическое наименование, если оно потребуется в документах, счетах и реквизитах.

Шаг 4. Назначьте администратора

Во вкладке Администратор укажите пользователя, который будет управлять активностью.

По умолчанию администратором можно оставить себя. Для назначения другого пользователя потребуется его CUID, а аккаунт должен быть заранее зарегистрирован в Synchra24.

Укажите ФИО администратора минимум в формате Фамилия Имя.

Шаг 5. Добавьте контакты поддержки

Во вкладке Контакты укажите:

• телефон службы поддержки компании;
• рабочую электронную почту.

Эти контакты смогут использовать сотрудники активности.

Шаг 6. Завершите создание

Проверьте все вкладки и нажмите галочку в правом верхнем углу.

После создания активность появится в списке Мои активности.

Подробная инструкция: Создание активности.

3. Пополнение баланса и активация подписки

Как пополнить баланс

1. Откройте Управление активностями.
2. Нажмите значок кошелька в правой верхней части экрана.
3. Укажите сумму пополнения.
4. Нажмите Оплатить.
5. Следуйте инструкциям виртуальной кассы.

Не закрывайте платежную страницу до получения результата операции.

Подробная инструкция: Пополнение баланса.

Как активировать подписку

1. Откройте карточку активности в Управлении активностями.
2. Нажмите Активация подписки или Управление подпиской.
3. Выберите срок подписки.
4. Укажите количество сотрудников, которые будут пользоваться сервисом.
5. Выберите готовый тариф или соберите собственный пакет.
6. Нажмите Активировать на подходящем предложении.
7. При наличии введите промокод.
8. Ознакомьтесь с условиями приобретения и подтвердите согласие.
9. Нажмите Списать сумму.

Стоимость зависит от срока, количества сотрудников и выбранного набора сервисов. Перед подтверждением проверьте итоговую сумму и состав подписки.

Если используется пробная подписка, лимиты сотрудников и срока устанавливаются ее условиями.

Подробные инструкции:

• Покупка подписки;
• Продление подписки.

4. Настройка внешнего вида активности

После активации можно оформить рабочее пространство в стиле компании.

Шаг 1. Откройте администрирование

1. На главном экране откройте карточку активности.
2. Перейдите во вкладку Приложения.
3. Откройте приложение Администратор.
4. Выберите Общие параметры.
5. Перейдите во вкладку Представление.

Шаг 2. Настройте оформление

Здесь можно изменить:

• основной цвет активности;
• фоновое изображение;
• логотип.

В других вкладках общих параметров можно обновить описание и контактные данные активности.

Используйте контрастный цвет и изображения хорошего качества, чтобы текст и элементы интерфейса оставались читаемыми.

Подробная инструкция: Параметры активности.

5. Отделы и ставки

Отделы и ставки описывают организационную структуру сотрудников. Они не заменяют дерево ролей и подчинения.

Как создать отдел

1. Откройте приложение Администратор.
2. Перейдите в Отделы и ставки.
3. Нажмите + в правом верхнем углу.
4. Введите название и описание отдела.
5. Нажмите Создать отдел.

Если подробная структура пока не нужна, можно оставить один общий отдел, например Сотрудники. Однако для развивающейся компании рекомендуется заранее создать понятные отделы.

Примеры:

• Дирекция;
• Производство;
• Продажи;
• Разработка;
• Склад.

Как создать ставку

1. Откройте нужный отдел.
2. Нажмите +.
3. Укажите название ставки или должности.
4. Задайте начало и окончание рабочего дня.
5. Укажите количество рабочих часов и часовую оплату.
6. Выберите режим работы.
7. Сохраните ставку кнопкой с галочкой.

Доступны основные режимы:

• Неделя — фиксированные рабочие и выходные дни недели;
• Смена — циклический график, например 2/2.

Создайте столько ставок, сколько требуется для разных графиков и условий оплаты.

Подробные инструкции:

• Отделы;
• Ставки.

6. Роли и полномочия

Роли определяют:

• иерархическое подчинение сотрудников;
• доступ к разделам активности;
• разрешенные действия внутри сервисов.

Настраивайте роли до массового добавления сотрудников, чтобы сразу назначать людям правильный уровень доступа.

Как создать роль

1. В приложении Администратор откройте Роли и полномочия.
2. Выберите родительскую роль, например ROOT.
3. Нажмите + рядом с названием роли.
4. Укажите название и описание новой роли.
5. Настройте полномочия.
6. Нажмите галочку для сохранения.

Чтобы ускорить настройку, используйте Импорт из роли: выберите подходящую роль и нажмите Применить, затем скорректируйте скопированные полномочия.

Вкладка Разделы отвечает за видимость основных сервисов. Остальные вкладки позволяют более детально настроить действия внутри каждого раздела.

Создайте дерево ролей, соответствующее иерархии компании.

Важное правило безопасности

Не выдавайте административные полномочия обычным сотрудникам. Не создавайте лишние роли без необходимости: чем проще дерево доступа, тем легче его контролировать.

Подробные инструкции:

• Роли;
• Права доступа.

7. Панели MotionCode

MotionCode используется для запуска и завершения учета рабочего времени через общую панель на объекте.

Если сотрудники будут запускать время только вручную со своих устройств, этот шаг можно пропустить.

Как создать панель

1. В приложении Администратор откройте Панели MotionCode.
2. Нажмите +.
3. Введите название панели и краткое описание.
4. Укажите адрес размещения.
5. Добавьте широту и долготу объекта.
6. Укажите контактный телефон на случай неисправности панели.
7. Сохраните панель.

При необходимости включите:

• Геолокация — для дополнительной проверки места запуска;
• Запрос биометрии — для подтверждения личности сотрудника.

Как подключить устройство панели

1. Откройте созданную панель.
2. Нажмите Получить ключ.
3. Скопируйте одноразовый ключ.
4. На устройстве панели откройте https://mp.synchra24.com/auth.
5. Введите полученный ключ.
6. Подтвердите привязку.

Одноразовый ключ действует ограниченное время. Если срок истек, получите новый.

После подключения устройство сможет отображать MotionCode этой панели.

Подробная инструкция: Панели MotionCode.

8. Добавление сотрудников

Перед добавлением попросите сотрудников установить Synchra24 и зарегистрироваться.

Шаг 1. Откройте сотрудников

1. Перейдите в приложение Администратор.
2. Откройте Сотрудники.
3. Нажмите +.

Шаг 2. Найдите аккаунт сотрудника

Введите CUID сотрудника или отсканируйте его QR-код.

Чтобы сотрудник мог предоставить расширенный QR-код, ему следует заранее заполнить личные данные в своем профиле. После успешного сканирования часть полей может заполниться автоматически.

Шаг 3. Заполните рабочие данные

Укажите:

• ФИО сотрудника;
• системную роль;
• отдел;
• ставку;
• дату начала работы;
• телефон и электронную почту, если требуется.

ФИО должно содержать как минимум фамилию и имя, разделенные пробелом.

Шаг 4. Сохраните сотрудника

Нажмите галочку в правом верхнем углу. Повторите действия для остальных сотрудников.

После добавления проверьте, что каждому человеку назначены правильные роль, отдел и ставка. От этого зависят доступ к сервисам, график и расчет зарплаты.

Подробная инструкция: Пользователи.

9. Настройка плановых отпусков

Если сервис отпусков входит в подписку, задайте основные правила перед началом сбора планов.

Как настроить отпуска

1. В активности откройте Планы отпусков.
2. Нажмите значок настроек в правом верхнем углу.
3. Укажите количество дней отпуска, доступных сотруднику на год.
4. Задайте начало периода заполнения.
5. Задайте окончание периода заполнения.
6. Нажмите Применить настройки.

Если сотрудники могут выбирать отпуск в любое время года, установите период заполнения на весь год.

После изменения периода проверьте, что сотрудникам доступна кнопка перехода к заполнению плана.

Подробная инструкция: Планы отпусков.

Проверка перед запуском

Перед тем как пригласить всю команду, пройдите контрольный список:

• активность создана и открывается;
• подписка активна;
• данные и контакты компании заполнены;
• созданы необходимые отделы и ставки;
• рабочие графики и оплата указаны правильно;
• роли соответствуют иерархии компании;
• административные права выданы только ответственным пользователям;
• панели MotionCode подключены и проверены, если они используются;
• сотрудники добавлены в правильные отделы, ставки и роли;
• правила отпусков настроены, если сервис включен.

Для проверки учета времени сначала добавьте одного тестового сотрудника и проведите пробный рабочий день. Убедитесь, что запуск и остановка времени, график и отображение в управлении работают ожидаемо. После этого добавляйте остальную команду.

Что делать дальше

После базовой настройки можно переходить к рабочим процессам:

• Управление — контроль текущего состояния команды;
• Задачи — поручения и сроки;
• Чек-листы — повторяющиеся проверки;
• Журналы — автоматизация регулярных мероприятий;
• Отчеты — фиксация результатов работы;
• Наряды — планирование смен по зонам и ролям.