Выезды

Сервис «Выезды» помогает планировать и контролировать работу сотрудников и бригад вне постоянного рабочего места: от назначения точки и времени до подтверждения прибытия и результата на объекте.

Для чего нужен раздел

Через выезды можно организовать полный сценарий работы мобильной команды:

• создать выезд на постоянный объект или разовый адрес;
• назначить ответственного и участников;
• указать дату и временной интервал;
• передать сотрудникам задание, контакты и инструкции по доступу;
• собрать маршрут рабочего дня из нескольких точек;
• зафиксировать выезд и прибытие каждого участника;
• подтвердить результат фотографиями, чек-листом или отчётом;
• проконтролировать сроки, опоздания и состав бригады;
• сохранить историю завершённых, отменённых и повторных выездов.

Выезд объединяет связанные рабочие действия в одной карточке, но не заменяет задачи, отчёты или чек-листы. При необходимости эти сущности прикрепляются к выезду и открываются в своих стандартных разделах Synchra24.

Вкладки «Мои» и «Управление»

В сервисе предусмотрены два режима работы.

Мои

Во вкладке «Мои» сотрудник видит выезды, в которых он назначен ответственным или участником.

Здесь доступны:

• маршрут на сегодня;
• ближайшая точка;
• сегодняшние и предстоящие выезды;
• история выполненных работ;
• карточка каждого выезда;
• переход в навигатор;
• персональные отметки о выезде и прибытии.

Управление

Во вкладке «Управление» руководитель видит выезды подчинённых и состояние команды.

В зависимости от выданных прав руководитель может:

• создавать и редактировать выезды;
• назначать ответственного и участников;
• контролировать активные и предстоящие работы;
• видеть персональные отметки сотрудников;
• проверять опоздания, отсутствие и геоисключения;
• отменять незавершённые выезды;
• открывать прикреплённые фотографии, чек-листы и отчёты;
• просматривать историю работ по объектам и сотрудникам.

Собственные выезды руководителя находятся во вкладке «Мои» и не дублируются в управленческом списке.

Как создать выезд

Шаг 1. Откройте форму создания

Нажмите кнопку + в разделе «Выезды». Кнопка доступна пользователям, у которых есть право на создание выездов.

Шаг 2. Укажите название и задание

Название должно коротко объяснять цель поездки, например:

• Плановое обслуживание кофемашины;
• Подготовка новой точки к открытию;
• Проверка оборудования на объекте.

В описании укажите ожидаемый результат, порядок действий и важные условия выполнения.

Шаг 3. Выберите точку выезда

Выезд можно создать:

• на сохранённый объект компании;
• на разовый адрес.

Для точки могут быть указаны:

• адрес и координаты;
• контактное лицо;
• номер телефона;
• инструкция по доступу;
• радиус геозоны;
• дополнительные файлы и фотографии.

Данные сохраняются в карточке конкретного выезда. Поэтому последующее редактирование объекта не изменяет уже опубликованный выезд.

Шаг 4. Укажите дату и время

Выберите дату, начало и окончание временного интервала. Система проверит, что у назначенных сотрудников есть рабочая смена и новый выезд не конфликтует с другими назначениями.

Выезд не создаёт рабочую смену автоматически. Смена сотрудников должна быть настроена заранее.

Шаг 5. Назначьте сотрудников

Для выезда выбираются:

• один ответственный;
• один или несколько участников.

Ответственный координирует работу и завершает выезд. Каждый участник при этом самостоятельно отмечает свой выезд и прибытие.

Шаг 6. При необходимости прикрепите задачу

К выезду можно привязать существующую задачу. Это удобно, если поездка является этапом более крупного рабочего процесса.

Связанная задача отображается в карточке отдельным блоком и открывается в стандартном разделе «Задачи».

Шаг 7. Выберите подтверждение результата

Для выезда можно настроить один вариант подтверждения:

• чек-лист;
• фотофиксация;
• отчёт;
• без дополнительного подтверждения.

Если подтверждение обязательное, завершить выезд без него не получится.

Шаг 8. Опубликуйте выезд

После публикации выезд появится у назначенных сотрудников. Они увидят точку, время, состав команды, задание, контакт на объекте и требования к результату.

Как сотрудник выполняет выезд

1. Открывает карточку

В карточке отображаются:

• название и номер выезда;
• текущий статус;
• дата и временной интервал;
• точка на карте;
• кнопка перехода в навигатор;
• контакт и инструкция по доступу;
• ответственный и участники;
• задание;
• связанная задача;
• требуемый способ подтверждения.

2. Переходит в навигатор

Кнопка «Перейти в навигатор» открывает внешний навигатор с координатами точки. Synchra24 показывает порядок точек, но не выполняет автоматическую оптимизацию маршрута.

3. Отмечает выезд

Перед началом поездки сотрудник нажимает «Выехал». Действие выполняется лично каждым участником и требует активной рабочей сессии.

4. Подтверждает прибытие

На объекте сотрудник нажимает «Прибыл». Система фиксирует время и, если доступ к геопозиции разрешён, проверяет положение относительно настроенной геозоны.

5. Выполняет задание

Во время работы сотрудник может открыть связанную задачу, пройти чек-лист, добавить фотографии или подготовить отчёт — в зависимости от выбранного сценария подтверждения.

6. Завершает выезд

Выезд завершает ответственный сотрудник. Перед завершением система проверяет статусы участников и наличие обязательного подтверждения результата.

Если кто-то не приехал на объект, ответственный отмечает сотрудника как отсутствующего и указывает причину.

Способы подтверждения результата

Чек-лист

К выезду прикрепляется существующий чек-лист. В карточке видны его название и прогресс, а заполнение выполняется в стандартном разделе чек-листов.

Фотофиксация

Сотрудник добавляет требуемое количество фотографий непосредственно в карточке выезда. Фотографии помогают подтвердить состояние объекта или результат выполненной работы.

Отчёт

Кнопка «Создать отчёт» открывает стандартную форму отчёта с уже переданным контекстом выезда. После сохранения отчёт автоматически появляется в карточке.

Руководитель может открыть готовый отчёт, но не заполняет его вместо сотрудника.

Без подтверждения

Если дополнительная фиксация не нужна, выезд можно завершить после выполнения остальных обязательных условий.

Геопозиция и геозона

Synchra24 не ведёт постоянное наблюдение за перемещениями сотрудника. Координаты запрашиваются только при конкретных действиях:

• «Выехал»;
• «Прибыл»;
• «Завершить».

Если сотрудник находится вне настроенной геозоны или точность GPS недостаточна, система сохраняет отметку с предупреждением. Работа при этом не блокируется: сотрудник указывает причину, а руководитель может проверить спорную геоотметку позднее.

Статусы выезда

Выезд последовательно проходит основные состояния:

• черновик;
• запланирован;
• сотрудники в пути;
• сотрудники на объекте;
• завершён;
• отменён.

Отдельно сохраняется результат работы:

• выполнено;
• выполнено частично;
• не выполнено;
• требуется повторный выезд.

Если работа не завершена полностью, можно создать связанный повторный выезд или дополнительную задачу.

Работа без устойчивого интернета

При временной потере связи основные действия можно сохранить на устройстве. После восстановления интернета Synchra24 отправит их на сервер с исходным временем выполнения.

Если при синхронизации обнаружится конфликт, он будет отмечен для проверки, а не перезапишется незаметно.

С чем связан сервис

Выезды могут работать вместе с другими разделами Synchra24:

• Задачи — для поручений, связанных с поездкой;
• Чек-листы — для обязательной проверки на объекте;
• Отчёты — для фиксации итогов работы;
• Клиентский хаб — если выезд создаётся по обращению клиента;
• Заявки — если поездка является частью внутреннего процесса.

Практический совет

Перед запуском сервиса подготовьте справочник объектов, типы выездов и правила подтверждения результата. Для регулярных работ лучше использовать сохранённые объекты и типовые сценарии, а разовые адреса оставлять для нестандартных поездок.