Журналы

Журналы помогают организовать регулярные рабочие действия: уборку, открытие и закрытие объекта, проверки оборудования, обходы, контроль температуры и другие повторяющиеся процедуры.

Руководитель один раз настраивает расписание и состав действий, а Synchra24 автоматически создает мероприятия в нужные даты, назначает сотрудников и напоминает им о выполнении.

Чем журнал отличается от мероприятия

В сервисе используются два связанных понятия:

• Журнал — правило, по которому работа повторяется. В нем задаются период, расписание, сотрудники и набор действий.
• Мероприятие журнала — конкретное действие на определенную дату и время, которое должен выполнить сотрудник.

Например, Открытие кофейни — это журнал, а Проверить готовность зала 10 августа с 07:30 до 08:00 — отдельное мероприятие этого журнала.

Для чего нужны журналы

Сервис подходит для процессов, которые должны выполняться регулярно и подтверждаться сотрудниками:

• утренняя и вечерняя уборка;
• открытие или закрытие торговой точки;
• проверка кассы;
• контроль температуры холодильников;
• осмотр оборудования;
• обход помещений;
• проверка санитарного состояния;
• инвентаризация расходных материалов;
• выполнение регламентов по дням недели;
• процедуры по графику 2/2, 3/3 или другому циклу.

Журнал особенно полезен, когда руководителю важно видеть не только расписание, но и персональное подтверждение каждого исполнителя.

Где находятся журналы

Сотрудник открывает сервис Журналы в своей активности.

На основном экране доступны вкладки:

• Сегодня — мероприятия на текущий день;
• Предстоящие — мероприятия на ближайшие даты;
• Просроченные — действия, которые не завершили до дедлайна.

Пользователь с правами руководителя также может переключиться между режимами:

• Мои — собственные мероприятия;
• Управление — контроль мероприятий сотрудников.

В веб-версии руководителю доступны список незавершенных мероприятий, история, поиск, сортировка и фильтры.

Если раздел не отображается, проверьте лицензию активности и права пользователя на просмотр, выполнение или управление журналами.

Как создать журнал

Создавать и настраивать журналы может пользователь с правом управления.

Шаг 1. Откройте настройку журналов

Перейдите в управление журналами и нажмите кнопку создания.

Откроется форма Новый журнал.

Шаг 2. Заполните основную информацию

Укажите:

• название журнала;
• описание;
• дату начала;
• необязательную дату окончания.

Название должно описывать весь повторяющийся процесс, а не отдельный шаг.

Примеры:

• Открытие кофейни;
• Контроль оборудования;
• Ежедневная уборка кухни;
• Проверка складских остатков.

В описании лучше зафиксировать ожидаемый результат и общие правила выполнения.

Шаг 3. Настройте расписание

Выберите подходящий способ повторения.

Каждый день

Используйте для ежедневных процедур. При необходимости задайте интервал, например раз в два или три дня.

Цикл

Укажите количество рабочих и выходных дней, а также первый рабочий день цикла.

Так можно настроить:

• 2/2;
• 3/3;
• 5/2;
• любой другой цикл рабочих и неактивных дней.

По неделям

Выберите дни недели и интервал повторения.

Например:

• каждый понедельник и четверг;
• раз в две недели по пятницам;
• каждую неделю по рабочим дням.

По месяцам

Можно запускать мероприятия:

• в конкретное число месяца;
• в последний календарный день;
• в определенный день недели, например в первый понедельник или последнюю пятницу месяца;
• раз в несколько месяцев.

Свои даты

Выберите конкретные даты вручную. Этот вариант подходит для нерегулярных проверок или заранее известного плана.

Шаг 4. Добавьте особые даты

Для ежедневного, циклического, недельного или месячного расписания можно указать:

• Дополнительные даты — мероприятия будут созданы вне основного правила;
• Даты-исключения — в эти дни мероприятия создаваться не будут.

Исключение имеет приоритет. Если одна дата одновременно добавлена и исключена, мероприятие на нее не создается.

Как добавить мероприятия в журнал

В одном журнале можно настроить несколько действий на день.

Например, журнал Открытие кофейни может содержать:

1. Проверить готовность зала — с 07:30 до 08:00.
2. Запустить кофемашину — с 07:45 до 08:10.
3. Проверить кассу — с 08:00 до 08:15.

Шаг 1. Нажмите «Добавить мероприятие»

Для каждого действия укажите:

• название;
• описание ожидаемого результата;
• время начала;
• дедлайн.

Если дедлайн раньше начала, он относится к следующим суткам. Так можно создавать ночные мероприятия продолжительностью до 24 часов.

Шаг 2. При необходимости привяжите чек-лист

К мероприятию можно добавить существующий шаблон чек-листа.

Доступны варианты:

• чек-лист необязателен;
• обязательный чек-лист должен пройти каждый исполнитель;
• для завершения достаточно одного пройденного чек-листа на мероприятие.

Если чек-лист обязательный, мероприятие нельзя завершить, пока условие прохождения не выполнено.

Фотографии, комментарии, голосовые записи и другие подтверждения сохраняются в результате прохождения чек-листа.

Шаг 3. Выберите исполнителей мероприятия

По умолчанию мероприятие использует сотрудников, выбранных для всего журнала.

Если конкретное действие должна выполнять другая группа, отключите Использовать сотрудников журнала и выберите собственных исполнителей.

Шаг 4. Сохраните мероприятие

После сохранения действие появится в блоке Мероприятия дня. Добавьте остальные необходимые действия и проверьте их время и порядок.

Как назначаются сотрудники

В журнале задается список сотрудников-кандидатов. При необходимости у отдельного мероприятия может быть собственный список.

Система учитывает рабочую смену сотрудника:

1. Перед началом мероприятия определяет кандидатов, которым запланирован рабочий день.
2. В момент начала уточняет, кто фактически находится в смене.
3. Фиксирует итоговый список исполнителей.

Поэтому сотрудник из списка журнала не обязательно получит каждое мероприятие: он должен подходить по графику и фактической смене.

Если подходящих исполнителей нет, мероприятие получает статус Без исполнителей. Руководитель увидит его в контроле и сможет назначить сотрудника вручную.

Как сохранить и управлять журналом

После заполнения расписания, мероприятий и сотрудников нажмите Сохранить журнал.

У журнала могут быть состояния:

• Активен — система создает новые мероприятия по расписанию;
• На паузе — новые мероприятия временно не создаются;
• В архиве — журнал больше не используется, но его история сохраняется.

Пауза подходит для временной остановки процесса. После возобновления новые мероприятия снова создаются с текущей даты.

Архивирование необратимо. Перед переносом в архив убедитесь, что журнал больше не понадобится.

Изменения настроек применяются к будущим мероприятиям. Уже начатые, завершенные, просроченные и отмененные мероприятия сохраняют прежние условия.

Как сотруднику выполнить мероприятие

Шаг 1. Откройте нужную вкладку

В разделе Журналы выберите Сегодня, Предстоящие или Просроченные.

В карточке видно:

• название действия;
• журнал, к которому оно относится;
• дату и время;
• дедлайн;
• место, если оно указано;
• наличие обязательного чек-листа;
• текущий статус.

Шаг 2. Откройте мероприятие

Проверьте описание и ожидаемый результат. Если прикреплен чек-лист, откройте его из карточки.

Шаг 3. Пройдите чек-лист

Если чек-лист обязательный, заполните необходимые пункты и отправьте результат.

Если чек-лист необязательный, его можно пройти для фиксации результата, но он не блокирует завершение.

Шаг 4. Завершите мероприятие

Нажмите кнопку завершения после фактического выполнения работы.

Если к мероприятию назначено несколько сотрудников, каждый должен подтвердить собственное выполнение. Мероприятие считается полностью завершенным, когда завершили все действующие исполнители.

Не отмечайте мероприятие выполненным заранее. Подтверждение сохраняется в истории и используется руководителем для контроля.

Что происходит при просрочке

Если дедлайн прошел, а мероприятие не завершено, оно получает статус Просрочено.

Просроченное мероприятие:

• остается доступным сотруднику;
• может быть завершено позднее;
• сохраняется в истории с отметкой об опоздании;
• отображается руководителю в контроле.

Лучше завершить действие даже после дедлайна, чем оставить его без результата.

Как руководителю контролировать выполнение

Переключитесь в режим Управление.

Во вкладке Контроль отображаются:

• активные мероприятия;
• просроченные;
• мероприятия без исполнителей;
• прогресс выполнения по сотрудникам.

Во вкладке История доступны завершенные и отмененные мероприятия.

Руководитель может:

• искать мероприятия по названию;
• фильтровать их по журналу;
• выбрать сотрудника для фильтрации;
• посмотреть, кто завершил работу, а кто еще ожидается;
• добавить или удалить ожидающего исполнителя;
• увидеть просроченные завершения;
• проверить прохождение чек-листа;
• отменить мероприятие, если оно больше не актуально.

При изменении списка исполнителей нужно обязательно указать причину. Сотрудника, который уже завершил свое назначение, удалить нельзя.

Как завершить мероприятие за сотрудника

Пользователь с отдельным правом принудительного завершения может закрыть назначение за конкретного сотрудника.

Такое действие используют только в исключительных случаях, например если:

• работа выполнена, но сотрудник потерял доступ к приложению;
• руководитель лично принял результат на объекте;
• возникла техническая проблема с подтверждением.

Для завершения:

1. Откройте мероприятие в режиме управления.
2. Найдите сотрудника со статусом Ожидает выполнения.
3. Нажмите Завершить.
4. Укажите обязательную причину.
5. Подтвердите действие.

В истории будет отдельно указано:

• что назначение завершил руководитель;
• кто именно выполнил действие;
• время завершения;
• причина.

Принудительное завершение нельзя отменить или переписать. Если обязательный чек-лист не пройден, система покажет предупреждение, а сам чек-лист не будет автоматически отмечен выполненным.

Уведомления

Сотрудник может получить уведомление:

• перед началом мероприятия;
• при финальном назначении;
• после наступления просрочки;
• если руководитель завершил назначение за него.

Руководитель получает уведомление, если к началу мероприятия не удалось определить исполнителей.

Нажатие на уведомление открывает соответствующее мероприятие в приложении.

Статусы мероприятий

• Запланировано — время выполнения еще не наступило;
• Можно выполнить — мероприятие активно;
• Без исполнителей — система не смогла назначить сотрудника;
• Просрочено — дедлайн прошел, но работа не завершена;
• Завершено — все исполнители подтвердили выполнение;
• Отменено — мероприятие отменил руководитель или система.

Практический пример

Руководитель создает журнал Ежедневное открытие магазина.

Он выполняет следующие действия:

1. Выбирает ежедневное расписание.
2. Указывает дату начала.
3. Добавляет мероприятие Проверить входную группу с 08:30 до 08:45.
4. Привязывает обязательный чек-лист открытия.
5. Добавляет мероприятие Проверить кассу с 08:45 до 09:00.
6. Выбирает сотрудников-кандидатов.
7. Сохраняет и активирует журнал.

Утром система назначает действия сотрудникам, находящимся в смене. Каждый исполнитель получает уведомление, проходит свой чек-лист и завершает мероприятие. Руководитель видит прогресс в режиме управления и позднее может открыть историю выполнения.

Практические советы

• Один журнал лучше посвящать одному понятному процессу.
• Разделяйте большой регламент на несколько мероприятий с собственными дедлайнами.
• Обязательный чек-лист используйте там, где требуется подтверждение качества или безопасности.
• Для временной остановки используйте паузу, а не архив.
• Проверяйте мероприятия со статусом Без исполнителей, чтобы действия не оставались без ответственного.
• Причины ручного изменения и принудительного завершения пишите конкретно.
• Не назначайте слишком широкий список кандидатов без необходимости.