Учёт отсутствий
Как зарегистрировать отсутствие сотрудника, указать период и оплату, добавить материалы и выгрузить журнал.
Раздел «Учёт отсутствий» помогает зарегистрировать обоснованное отсутствие сотрудника и учесть его в календаре, статистике рабочего времени и расчёте оплаты.
Для чего нужен раздел
Используйте его, чтобы:
- указать сотрудника и точный период отсутствия;
- отметить, оплачивается ли отсутствие, и задать процент оплаты;
- сохранить причину или пояснение;
- приложить фотографии и файлы;
- найти запись по сотруднику или отфильтровать журнал по датам;
- выгрузить данные в Excel.
Отсутствие не меняет рабочий график сотрудника. Оно дополняет его и объясняет, почему сотрудник не должен считаться обычной неявкой в выбранные дни.
Как создать отсутствие
Шаг 1. Откройте раздел
Перейдите в Управление → Учёт отсутствий и нажмите «+» в шапке.
Кнопка создания доступна пользователям с правом управления отсутствиями.
Шаг 2. Выберите сотрудника
Укажите сотрудника, для которого регистрируется отсутствие. Доступный список зависит от вашей роли и области подчинённости.
Шаг 3. Укажите период
Выберите даты «С даты» и «По дату». Конечная дата не может быть раньше начальной, а активные отсутствия одного сотрудника не должны пересекаться.
Шаг 4. Настройте оплату
Если отсутствие оплачивается, включите «Оплачиваемое отсутствие» и укажите процент от 1 до 100.
Начисление рассчитывается только за те дни и часы, которые сотрудник должен был отработать по своему графику.
Шаг 5. Добавьте пояснение и материалы
При необходимости заполните комментарий, добавьте фотографии и прикрепите файлы. Эти материалы будут доступны в карточке отсутствия.
Шаг 6. Сохраните запись
Нажмите «Создать отсутствие». Сотрудник получит уведомление, а период появится в связанных разделах системы.
Как выглядит отсутствие в календаре
Дни зарегистрированного отсутствия выделяются в производственном календаре. При открытии дня отображается статус «Отсутствие» и сведения о записи.
Отсутствия также учитываются:
- в статистике сотрудника;
- в управлении рабочим временем;
- при расчёте оплачиваемых часов;
- при проверке доступности сотрудника для замены и биржи смен.
Поиск, фильтр и экспорт
В верхней части журнала доступны:
- поиск по сотрудникам и записям;
- сортировка;
- фильтр по периоду;
- экспорт в Excel.
Экспорт формируется с учётом выбранных фильтров и содержит данные журнала, а не только уже показанные на экране строки.
Просмотр, изменение и отмена
Откройте строку списка, чтобы увидеть:
- сотрудника и период;
- условия оплаты;
- автора и дату создания;
- комментарий;
- фотографии и прикреплённые файлы.
Активную запись можно изменить или удалить при наличии соответствующего права. Удалённая запись остаётся в истории со статусом отмены.
Права доступа
| Право | Возможность |
|---|---|
| Обоснованные отсутствия: просмотр | Открывать журнал и карточки доступных сотрудников. |
| Управление обоснованными отсутствиями | Создавать, изменять и отменять записи сотрудников доступной команды. |
| Управление всеми отсутствиями организации | Работать с отсутствиями всех сотрудников независимо от подчинённости. |
Права настраиваются через Администратор → Роли.
С чем раздел связан
- Календарь показывает дни зарегистрированного отсутствия.
- Управление учитывает отсутствие в данных рабочего дня и статистике сотрудника.
- Учёт замен помогает назначить другого сотрудника на смену.
- Биржа смен исключает недоступных сотрудников при подборе кандидатов.